Какие документы проверять при приеме рабочего на производство: пошаговый чек-лист

Это базовый пакет, без которого трудовой договор заключить невозможно. Каждый пункт нужно не просто принять, а внимательно проверить.

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).

• Что проверяем: Соответствие ФИО во всех документах, подлинность (визуально), срок действия. Сверить фото с внешностью человека. Для иностранных граждан — разрешительные документы на работу (патент, разрешение на работу).
• Важно: Сделать копии страниц с фото и пропиской для личного дела.

2. Трудовая книжка (за исключением случаев, когда договор заключается впервые или оформляется на условиях совместительства).

• Что проверяем: Подлинность бланка (водяные знаки, качество бумаги и строчек), наличие прошлых записей об увольнении с последнего места. Если книжка новая — проверить, что она правильно оформлена (вшита фото, проставлены серия и номер). При приеме на работу впервые — оформляем новую трудовую книжку за счет работодателя.

3. СНИЛС (Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).

• Что проверяем: Наличие зеленой карточки или нового документа с номером. Актуальность данных (ФИО). Если СНИЛС утерян или оформляется впервые — помочь сотруднику получить его через работодателя.

4. Документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву).

• Что проверяем: У мужчин — военный билет или приписное свидетельство. Проверяем отметки о постановке на учет, страницы с данными. Отсутствие документов — серьезный риск для компании (штраф до 50 000 руб. по ст. 21.4 КоАП РФ).

5. Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

• Что проверяем: Диплом, свидетельство, удостоверение. Соответствие уровня образования должности (например, для работы на электроустановках). Актуальность и подлинность (можно проверить по реестру на сайте Рособрнадзора). Особенно важно для профессий, связанных с безопасностью: крановщики, сварщики, машинисты.

6. Справка о наличии (отсутствии) судимости. Требуется не всегда, а только для определенных должностей, предусмотренных ТК РФ (например, педагоги, работники авиации). Для большинства рабочих специальностей на производстве не требуется, но ее могут запросить на предприятиях с режимными объектами.

Этот блок критически важен для пищевых, химических, металлургических, строительных и других производств, где есть вредные или опасные факторы.

1. Медицинская книжка (для работников пищевой промышленности, общественного питания, торговли, коммунального обслуживания, медицинских организаций и др.).

• Что проверяем: Наличие и подлинность самой книжки (голограмма, печати). Актуальность всех медосмотров: первичный (при приеме) и периодические. Отметки о прививках (например, против кори). Просроченная медкнижка — прямое нарушение, ведущее к штрафу и приостановке деятельности.

2. Заключение предварительного медицинского осмотра (обследования).

• Что проверяем: Это главный документ, который сотрудник обязан принести до подписания трудового договора, если работа связана с вредными/опасными условиями (все, кто работает по результатам СОУТ). В заключении должно быть четко указано: «Противопоказаний для работы по данной профессии не выявлено». Без этого документа прием на работу незаконен.

3. Документы, подтверждающие право на льготы, компенсации или особый режим работы.

• Что проверяем: Это могут быть: справка об инвалидности (для определения квоты и создания условий), свидетельства о рождении детей (для предоставления льгот, связанных с родительством), документы, подтверждающие статус чернобыльца, ветерана и т.д. Эти документы нужны для корректного оформления графика и начисления компенсаций.

После проверки всех документов от сотрудника, вы оформляете свои. Их тоже стоит включить в чек-лист для полноты контроля.

1. Заявление сотрудника о приеме на работу. Хотя это не обязательный по ТК РФ документ, его наличие упрощает кадровый учет и является письменным волеизъявлением работника.

2. Трудовой договор, должностная инструкция. Проверьте, чтобы все условия (должность, оклад, режим, характер работы) были прописаны четко и соответствовали реальности. Сотрудник должен ознакомиться с инструкцией под подпись.

3. Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1). Издается на основании договора. Ключевой момент: сотрудник обязан ознакомиться с приказом под подпись в течение 3 дней с начала фактической работы.

4. Личная карточка работника (форма Т-2). Заводится на каждого сотрудника. В нее вносятся все основные данные из предоставленных документов.